障害福祉事業は行政から許認可を受けて行う事業です。そのため、運営にも様々なルールが存在し、必ず作成をしなければならない書類や、必要項目が存在します。
月々作成が必要な書類の中に「代理受領通知書の作成方法」が存在します。共同生活援助（障がい者グループホーム）で各利用者が利用したサービス費用の内訳を毎月、利用者に知らせる必要があります。その際に作成されるのが「代理受領通知書」です。この「代理受領通知書」とは、どんな書類なのか、詳しく見ていきましょう。
■代理受領通知書とは？
代理受領通知書とは、本来、利用者が市区町村から支給されるはずの訓練等給付費を、サービス事業者が代わりに受けたことをお知らせする文書です。
したがって、代理受領にあたる利用者すべてに交付しなければならず、上限負担月額0円の方であっても対象となります。
■代理受領通知書の必要項目
共同生活援助における代理受領通知書は、定められたフォーマットはありませんが、指定権者によってはフォーマットを提示している場合がありますので、そちらを参考に作成を行いましょう。
代理受領を行っている場合、代理受領通知書とそこに記載されている金額の根拠となる資料を併せて利用者に通知する義務があります。（金額の根拠となる資料の例：国保連明細書）
代理受領通知書の必要項目は、以下の通りです。
・利用者氏名
・通知日
・受領した市区町村名
・サービス提供年月
・サービス内容
・訓練等給付費の受領日
・代理受領金額
・代理受領金額の内訳
・代理受領金額の根拠資料
■代理受領通知書のフォーマット
■しょーあっぷでできること
「請求」機能
国保連伝送用のCSVや帳票印刷用のPDFを出力することが可能です。
該当の年月を選択すると、作成された書類が一覧として表示されます。その中で、「代理受領通知書」がありますので、そこに表示された訓練等給付費の受領日を入力します。
そうすると実績記録で作成されたデータと受領日をもとに代理受領通知書が上記のフォーマットに合わせて作成されます。エクセルもしくはPDFの形にてダウンロードすることができますので、印刷も可能です。
■まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は、「代理受領通知書の作成方法」についてみてきました。
代理受領通知は、事業所として必ず行わなければならない内容です。こちらの書類は、利用者への通知はもちろん、通知したことを証明できるよう事業所でも保管しておく必要がありますので、しっかりと毎月請求業務に合わせて対応していきましょう。
その際に注意しなければならないのは、代理受領通知は前もって行うものではなく、実際に訓練等給付費を事業所側が国保連から受領してから通知するものとなります。ですので、請求する月とは異なる月の書類を作成しなければなりません。
2024年1月サービス提供分を例に見ていくと、2024年2月10日までに請求業務を行い、2024年3月中旬以降の訓練等給付費の受領日を確認後、利用者に代理受領通知を行う、という流れとなります。
代理受領通知はあくまで、受領後に行うものとなりますので、その点注意して作成を行いましょう。
しょーあっぷでは、「サービス提供実績記録表」以外にも、日々作成が必要な「業務日誌」、月々で作成が必要な「利用者請求書・領収書」「国保連請求書・明細書」「代理受領通知書」、その他「個別支援計画に関する書類」「シフト表」「契約内容報告書」等々、必要書類をシステム上で作成・管理することが可能です。
利用者さんごとの料金設定の変更や棟ごとの設定・利用者管理、その他職員の管理も対応しているソフトですので、気になる方はお気軽に下記よりお問い合わせください。