障害福祉事業は行政から許認可を受けて行う事業です。そのため、運営にも様々なルールが存在し、必ず作成をしなければならない書類や、必要項目が存在します。
それらの資料を指定申請時に提出するよう、求められる場合もあり、もしそれらの資料が揃えられなかった場合、事業所開設に至らない場合もあります。
今回はそんな運営時に必要な書類について解説していきます！
■運営に必要な書類一覧
基本的に、すべての書類は、開設前に準備しておく必要があります。
ただし、定期的に更新が必要だったり、利用者のタイミングに合わせて作成が求められる書類があるので、その点についても併せて確認していきましょう！
【契約に係る書類】
| 書類 | 事前準備 | 利用開始時 | 日々 | 定期 |
| 契約書 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 重要事項説明書 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 個人情報使用同意書 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 契約内容報告書 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 家賃額証明書 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 預り金等管理規程 | 〇（ひな形） | （〇）※必要な場合 | ||
| 金銭管理台帳 | 〇（ひな形） | （〇）※必要な場合 | ||
| 服薬管理表 | 〇（ひな形） | （〇）※必要な場合 |
【体験に係る書類】
| 書類 | 事前準備 | 利用開始時 | 日々 | 定期 |
| 体験申込書 | 〇（ひな形） | |||
| 体験報告書 | 〇（ひな形） |
【掲示が必要な書類】
| 書類 | 事前準備 | 利用開始時 | 日々 | 定期 |
| 緊急連絡先 | 〇 | |||
| 連携施設連絡先 | 〇 | |||
| 苦情・虐待防止の連絡先 | 〇 | |||
| 協力医療機関の協定書・連絡先 | 〇 | |||
| 避難経路 | 〇 | |||
| 運営規定 | 〇 | |||
| 職員の人員配置表 | 〇 | |||
| 契約書（ファイルで共有スペース設置も可） | 〇 | |||
| 重要事項説明書（ファイルで共有スペース設置も可） | 〇 |
【雇用に係る書類】
| 書類 | 事前準備 | 利用開始時 | 日々 | 定期 |
| 雇用契約書等の雇用に係る書類 | 〇（ひな形） | |||
| 秘密情報の保持に関する誓約書 | 〇（ひな形） |
【危機管理対策の書類】
| 書類 | 事前準備 | 利用開始時 | 日々 | 定期 |
| 苦情・相談受付シート | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| ヒヤリハット | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 事故報告書 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 感染症予防、虐待防止、事故対応マニュアル等のマニュアル | 〇 | |||
| 虐待防止規定 | 〇 | |||
| 消防設備や機器点検、避難訓練の書類 | 〇 | 〇 |
【研修・会議・委員会】
| 書類 | 事前準備 | 利用開始時 | 日々 | 定期 |
| 虐待防止、身体拘束、感染症等の委員会設置資料 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 研修時の記録 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 会議の記録 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 委員会の実施記録 | 〇（ひな形） | 〇 |
【個別支援計画に係る書類】
| 書類 | 事前準備 | 利用開始時 | 日々 | 定期 |
| フェイスシート | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| アセスメントシート | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 原案会議議事録 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 個別支援計画 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| モニタリング | 〇（ひな形） | 〇 |
【定期的に作成が必要な帳票】
| 書類 | 事前準備 | 利用開始時 | 日々 | 定期 |
| サービス提供記録 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| サービス提供実績記録 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 業務日誌 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 加算に関わる記録 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 利用者請求書・領収書 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 国保連請求書・明細書 | 〇（ひな形） | 〇 | ||
| 代理受領通知書 | 〇（ひな形） | 〇 |
【保管義務のある書類】
| 書類 | 事前準備 | 利用開始時 | 日々 | 定期 |
| 利用者のサービス利用に関する全ての書類（最低5年の保管義務） | 〇 | |||
| 労働者に関する雇用の書類（最低5年の保管義務） | 〇 | |||
| 指定時の届け出書 | 〇 | |||
| 更新、変更の場合の届出書 | 〇 |
■まとめ
いかがでしたでしょうか？今回は、運営書類について詳しく見てきました！
また、さまざまある資料の中で、どのタイミングでどの書類を準備・作成したらいいかわからない、というご質問も多くいただくため、作成タイミングも併せて確認してきました。
基本的には、事業所開設と同時に利用者が申込をされても慌てず対応ができるように、全ての書類を整えたうえで、事業運営に臨んでいく必要があります。このことを踏まえて、事業所としてしっかりと運営準備を進めていけるといいですね！！
また、しょーあっぷでは、日々作成が必要な「業務日誌」「サービス提供実績記録表」、月々で作成が必要な「利用者請求書・領収書」「国保連請求書・明細書」「代理受領通知書」、その他「個別支援計画に関する書類」「シフト表」「契約内容報告書」等々、必要書類をシステム上で作成・管理することが可能です。
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